報名系統怎麼選：活動、課程與講座的線上報名方式比較

TL;DR

• 報名系統依需求分成三種：只收名單的報名表單、有場次與名額的班次報名、需要預收費用的課卡報名。
• 選擇依據是三個問題：名額是否有上限、同一個人是否會重複報名、是否需要事先收費。
• 不限名額的免費活動用表單即可；有名額上限的課程與工作坊需要班次報名；販售多堂方案的教室需要課卡與會員。
• 文中以具有網頁設計、購物與預約功能的 AHHA 架站平台為例，示範三種報名方式各自的設定畫面。
• AHHA 不提供線上刷卡、電子票券與自動候補，大型售票活動應使用專門的售票平台。

報名系統的三種類型

「報名」這個詞涵蓋的情境差異很大。社區講座、瑜珈課、企業內訓、兒童才藝班都叫報名，需要的功能卻不相同。依主辦方要管理的資料，可以分成三種類型。

三種類型不是功能多寡的差別，而是資料結構的差別。表單的每一筆資料彼此獨立；班次報名的每一筆都要對應到某個場次，並計入名額；課卡報名還要對應到某位會員與他手上的堂數。

報名系統的三個選擇依據

名額是否有上限

沒有上限的活動，報名只是為了掌握人數與聯絡方式。有上限的活動，系統必須在額滿時停止收件，並讓報名者在送出之前就知道還剩幾個位置。

表單類工具通常不會自動控管名額。主辦方要自行盯著筆數，額滿後手動關閉表單，晚到的報名則逐一通知。

同一個人是否會重複報名

一次性的活動不需要辨識報名者的身分。每週上課的學員則不同：他需要看到自己報過哪幾堂、取消其中一堂、下次報名時不必重填資料。這需要會員機制，而不只是一張表單。

是否需要事先收費

免費活動與現場收費的活動，報名流程到送出為止。需要預收的情況分成兩種：單場付費，以及預先購買多堂方案後逐次扣抵。後者需要系統記錄每位學員的剩餘堂數與到期日。

三個問題的答案都是「否」，使用表單即可。任何一題的答案是「是」，就需要對應的功能，否則該項工作會由人工承擔。

三種報名方式在 AHHA 的設定

以下以具有網頁設計、購物與預約功能的 AHHA 架站平台為例，三種方式都在同一個網站後台完成，可以並存。

報名表單：獨立表單區塊

適用於免費講座、說明會與需要蒐集較多資訊的報名。頁面上加入表單區塊後，可以自訂欄位，類型包含單行文字、電話、電子郵件、多行文字、下拉選單、單選、複選與日期。

報名者送出後，資料進入後台的留言管理，同時以電子郵件通知主辦方，名單可以匯出為 CSV。表單可以設定為登入會員後才能填寫。

表單不控管名額，也不對應場次。限額活動應使用下一種方式。

班次報名：排課表與名額

適用於工作坊、團體課與任何有人數上限的活動。主辦方在排課表上建立班次，每個班次有時間、講師、人數上限與最低開課人數。

報名者先選課程，日曆上有班次的日期會標示出來，點進某一天即可看到當天的班次與剩餘名額。額滿的班次不再接受報名，有人取消時名額立即釋出。

班次報名另有幾項與報名流程直接相關的設定：

• 開放報名時間：班次可以提早公布，設定為開課前若干天才開放報名。
• 多人報名：會員可以替家庭成員一併報名，每位各佔一個名額。
• 報到：現場張貼固定的 QR code，報名者到場掃描後自動完成簽到，主辦方也可以在名冊上手動標記。
• 未達開課人數：主辦方可以取消該場次，系統會通知已報名的人。

報名者以 Google 或 LINE 帳號登入，不需要另外設定密碼。主辦方可以開啟「未登入先瀏覽」，讓訪客先看到場次，選定之後再登入。

課卡報名：預收堂數與自動扣抵

適用於學員長期上課的教室。學員先購買課卡或點數，報名時系統自動扣抵，剩餘堂數與到期日雙方都看得到。期限的起算方式、適用課程與轉讓規則，另有專文說明：課卡、堂數卡與點數卡怎麼設計。

活動頁面與場次資訊的呈現

報名之前，參加者要先找得到活動。講座與活動的資訊若只存在於社群貼文，活動結束後貼文沉下去，搜尋引擎與 AI 助理也無從得知這個單位定期舉辦哪些活動。

在 AHHA 的做法：頁面可以加入活動場次區塊，每一場填入名稱、日期時間、地點或線上連結、主講人、費用與報名連結。已結束的場次會自動移到下方的「已結束場次」區，不需要手動整理；停辦或延期的場次可以標示狀態並保留在頁面上，讓已報名的人回來查看時看得到最新情況。

每一場活動同時輸出 Event 結構化資料（一種讓搜尋引擎辨識「這是一場活動」的標記格式），包含時間、地點、主講人與是否免費。報名連結可以指向同一頁的報名表單，也可以指向班次報名頁。

報名系統的其他選擇

表單工具（例如 Google 表單）建立快速、不需費用，適合不限名額的一次性活動。限制在於不控管名額、不辨識報名者，取消與改期都需要人工處理。

活動售票平台提供線上付款、電子票券與入場驗票，適合對外售票的大型活動。平台通常依票價收取手續費，活動頁面位於平台的網域下，主辦方較難累積自己的網站內容與會員名單。

內建報名功能的架站平台把活動頁面、報名、會員與課卡放在主辦方自己的網站上，適合定期開課或舉辦活動的單位。限制是售票相關的功能通常不如專門平台完整。

選擇時可以回到前面的三個問題。一年辦兩場免費講座的單位，表單已經足夠；每週開課的教室，需要的是班次與課卡；一次性的大型售票活動，售票平台較為合適。

AHHA 報名功能的限制

• 不提供線上刷卡。 付費報名以課卡或點數處理，學員轉帳後由主辦方確認入帳。
• 沒有電子票券。 報到以會員身分與報名紀錄為依據，不發放個別票券。
• 沒有自動候補。 額滿後停止報名，名額釋出時不會主動通知其他人。
• 表單不控管名額。 限額活動需使用班次報名。

排課、名額與課表的詳細設定，見排課系統怎麼選。想確認流程是否符合需求，可以在 AHHA 的預約與排課功能開一個試用站，建立一個班次並以報名者的身分走一次。