場地租借系統怎麼做：教室、會議室與攝影棚的線上預約設定

TL;DR

• 場地租借系統的核心是三件事：哪些時段開放、同一時段是否已被佔用、承租人是否了解使用規則。
• 只有一兩個空間、以小時計費的場地，可以用一對一時段預約來處理，不一定需要專門的場地系統。
• 文中以具有網頁設計、購物與預約功能的 AHHA 架站平台為例，示範把一間教室設定成可按小時線上預約的做法。這是以預約功能變通的做法，不是專門的場地租借模組。
• 這種做法的主要限制：使用時間以固定長度為單位、場地預約不會自動避開排課表、不提供線上刷卡與電子合約。
• 教室把空堂租給固定的合作老師，不需要對外開放時，在排課表上登記租借即可。

場地租借系統要處理的事

舞蹈教室、瑜珈教室、會議室、攝影棚、共享廚房與練團室，出租的方式大同小異：承租人選擇日期與時段，場地方確認該時段沒有其他人使用，雙方約定費用與使用規則。

以通訊軟體處理時，常見的困難有三個。承租人看不到哪些時段有空，每次都要詢問；兩組人在不同對話中詢問同一個時段，容易重複承諾；使用規則與取消條件每次都要重新說明。

系統要解決的就是這三件事：

• 公開可租借的時段，承租人自行查看。
• 即時佔用，一個時段被預約後，其他人立即看不到。
• 規則前置，把使用須知、取消期限與需要事先告知的事項放在預約流程裡。

兩種場地出租的情境

場地出租有兩種不同的情境，需要的功能不同。

多數瑜珈教室與才藝教室屬於後者：把空堂租給認識的老師，重點是不要與自己的課表衝突，並在月底算得出租金收入。對外開放租借的需求，較常見於會議室、攝影棚與專門經營空間出租的業者。

對外開放租借：以預約項目設定場地

以下以具有網頁設計、購物與預約功能的 AHHA 架站平台為例。AHHA 沒有專門的場地租借模組，這裡的做法是把場地當成一個「預約項目」，利用一對一時段預約的規則達到同樣的效果。示範資料為虛構。

建立場地的預約項目

在「預約項目」新增一個項目，名稱填場地名稱，例如「瑜珈教室 A・場地租借（每小時）」。幾個欄位的設定方式如下：

• 時長：設定為計費單位，例如 60 分鐘。
• 價格：每個單位的租金。
• 每時段人數上限：設定為 1。這裡的「人數」代表預約組數，設為 1 表示同一時段只接受一組預約。
• 說明：填寫坪數、設備、可容納人數與使用須知。

設定每週可租借的時段

展開該項目的「時段」，逐日加入開放的時間範圍。系統會依時長把範圍切成可預約的時段，例如週二開放 13:00–18:00、時長 60 分鐘，承租人會看到 13:00、14:00、15:00、16:00、17:00 五個選項。

承租人的預約流程

承租人在預約頁選擇場地，日曆上有開放時段的日期會標示出來，點進某一天即列出可預約的時段。已被預約的時段無法再被選擇。

承租人以 Google 或 LINE 帳號登入後完成預約，場地方收到通知，並在後台的預約管理確認、取消或標記完成。

與場地租借相關的其他設定

• 緩衝時間：每筆預約結束後保留若干分鐘不開放，用於清潔與撤場。
• 取消期限：設定使用前幾小時內不得自行取消。
• 預約問題：在預約流程中加入自訂問題，例如使用人數、活動性質、是否需要音響。
• 預約須知：使用規則寫在項目說明中，承租人預約前即可閱讀。

內部登記：排課表上的場地租借

教室把空堂租給固定合作的老師，不需要對外開放時，AHHA 的排課表有「登記場地租借」的功能。場地方填入承租人、時段與租金，該筆租借會顯示在排課表上，與既有班次或其他租借重疊時會提出警示。租金標記為已收到之後，才計入營收報表。

這項功能只有場地方看得到，學員與承租人都不會在公開頁面上看到租借紀錄，承租人也無法自行預約。它的用途是避免與課表衝突，並讓租金收入與課程收入出現在同一份報表上。

以預約項目處理場地租借的限制

這種做法能滿足小型場地的基本需求，但有幾個限制需要事先了解。

使用時間以固定長度為單位。 一個預約項目只有一種時長。承租人需要連續使用兩小時，要預約相鄰的兩個時段，或由場地方另外建立「兩小時」的項目。同一個空間拆成多個項目時，各項目的佔用情況不會互相連動。

場地預約不會自動避開排課表。 時段預約與排課表是兩組獨立的設定。教室應把場地的開放時段設在固定沒有課的時間，課表有變動時自行調整開放時段。

不提供線上刷卡。 租金以轉帳或現場付款處理，系統不會在預約當下收款，也沒有押金預授權。

沒有電子合約與簽署流程。 使用規則只能以文字說明的方式呈現。

空間數量在三個以上、需要線上收款與合約，或以場地出租為主要業務的業者，專門的場地租借系統會比較合適。只有一兩個空間、出租是附帶收入的教室與工作室，上述做法已能取代通訊軟體上的來回詢問。

團體課的排課方式，見排課系統怎麼選；一對一預約的完整設定，見線上預約系統完整指南。想實際測試，可以在 AHHA 的預約與排課功能開一個試用站，建立一個場地項目並以承租人的身分預約一次。