排課系統怎麼選：瑜珈教室、才藝班與補習班的課表、名額與課卡管理

TL;DR

• 排課系統處理的是「教室先排班次、學員再報名」的生意，核心資料是課表、名額、課卡與出席紀錄，四者互相連動。
• 選擇時依序確認六件事：班次能否批次建立、名額與最低開課人數、開放報名時間、課卡與點數的扣抵規則、停課與展延、點名與老師鐘點結算。
• 一對一預約系統管理的是空檔，無法直接套用在團體課；兩種型態並存的教室，要找同一個後台能同時處理的系統。
• 文中每一項都以具有網頁設計、購物與預約功能的 AHHA 架站平台為例，用後台與學員端的實際畫面示範設定方式，範例資料為虛構的瑜珈教室。
• AHHA 目前沒有自動候補名單，點數扣抵只支援整數，選擇前應先確認這兩項是否影響營運。

排課系統與一般預約系統的差別

美髮、美甲、諮詢這類服務，是顧客挑一個時段、佔用一位服務人員的時間，系統要管理的是「誰在什麼時候有空」。瑜珈教室、才藝班、補習班的順序相反：教室先決定週二晚上七點開一堂皮拉提斯、收十個人，學員再從排好的班次裡選一堂報名。

這個差別會反映在資料結構上。預約系統的最小單位是「空檔」，排課系統的最小單位是「班次」（某位老師、某個時段、某門課、一個人數上限）。用預約系統排團體課，常見的結果是名額必須人工控管，課卡扣堂也要另外記帳。

目前在 AHHA 上以排課制營運的教室，全數搭配課卡或點數卡使用，沒有一間只用單堂付費。排課系統的評估因此不能只看課表畫面，預收堂數怎麼扣、怎麼退、何時到期，佔了日常營運的大半。樣本僅限本平台的付費教室，數量不多，不代表整個產業的比例。

排課系統的六項判斷依據

以下六項依教室日常會遇到的順序排列。每一項先說明要確認什麼，再以具有網頁設計、購物與預約功能的 AHHA 架站平台為例，示範實際的設定畫面。

班次的批次建立與整週複製

多數教室的課表每週大致相同，系統應該允許排好一週之後整批複製，而不是逐堂重建。需要確認的是複製之後能否單獨修改其中一堂，以及臨時加開的班次會不會影響其他週。

在 AHHA 的做法：後台的排課表以週為單位，直接在某一天新增班次，填入課程、老師、時間與人數上限。一週排完後，由「批次」選單把整週複製到後面幾週，一次最多 12 週；之後任何一堂都可以單獨調整或停課。

名額上限與最低開課人數

每一堂課至少要有兩個數字。人數上限決定收到幾位學員後停止報名，最低開課人數則是教室判斷這堂課是否成立的門檻。學員端應該看得到剩餘名額，否則額滿前後的詢問仍會回到通訊軟體上。

在 AHHA 的做法：兩個數字都設定在班次上，每一堂可以不同。報名人數未達最低開課人數時，站主可以對該堂執行「未達開課人數取消」，系統會通知已報名的學員並退回扣掉的堂數。

學員端看到的是同一份資料：先選課程，日曆上有班次的日期會標示圓點，點進某一天即列出當天的班次、授課老師與剩餘名額。

開放報名時間

提早一個月把課表排好，與提早一個月讓學員報名，是兩件事。熱門課程若一上架就開放，名額會被少數學員提前佔滿；課表不提早公布，學員又無法安排時間。

在 AHHA 的做法：課程可以設定「開課前 N 天的幾點開放報名」，例如開課前 14 天中午 12 點。尚未開放的班次照常顯示在課表上，按鈕改為顯示開放的日期與時間；個別班次也可以另外指定開放時間。

課卡、堂數卡與點數的扣抵規則

預收制的教室最容易出現爭議的地方是期限。同樣是「十堂、九十天」，從購買日起算、從第一堂課起算、或從固定日期起算，對學員與教室的意義完全不同。選擇系統時要確認三件事：期限的起算方式、一張卡能用在哪些課程、家人能否共用。

在 AHHA 的做法：

• 起算方式有三種：購買當下、第一次上課日、指定日期。選擇「第一次上課日」時，以該堂課的上課時間為準，而不是按下報名的時間，學員提前兩週報名不會因此損失兩週效期。
• 適用課程可以複選，一張課卡可通用於多門課，不必為每門課各發一張。
• 點數卡適用於各門課價格不同的教室：每門課設定扣幾點，學員購買點數後自由搭配。點數只支援整數，價格差距較細的課程要先把每點的面額設小。
• 家庭成員可以掛在同一位會員底下，一次替多人報名，並從同一張課卡扣抵對應的堂數。

停課、請假與課卡展延

颱風、連續假期、老師臨時請假都會造成停課。停課本身不難處理，困難在於已報名學員的堂數要退回，而他們手上的課卡仍在倒數。系統若只能取消班次、不能處理期限，教室就得逐一手動延長。

在 AHHA 的做法：已有學員報名的班次不能直接刪除，只能停課。停課是一個動作完成兩件事：取消當天的報名並退回堂數、通知學員，同時把勾選的課卡到期日往後順延指定天數，不需要分兩次處理。

點名、出席紀錄與老師鐘點

出席紀錄有兩個用途：對學員是上課歷程，對教室是老師鐘點的結算依據。老師依人頭或抽成計酬的教室，尤其需要確認系統能否以「實際出席」而不只是「報名」為基準。

在 AHHA 的做法：課後在名冊上逐位標記已到或未到；教室也可以在門口張貼固定的簽到 QR code，學員到場掃描後，系統依他當天的報名紀錄自動對應班次。老師的費率分為固定鐘點、營收抽成與依人數計算三種，結算報表可切換報名制或出席制，並匯出 CSV。款項仍由教室自行支付，平台不經手。這一部分的設定細節見排課、師資管理與分帳的操作說明。

排課系統的常見類型與適用情境

市面上能處理排課的工具大致分為三類，差別主要在於「排課」是不是該產品的核心。

通用預約工具的費用門檻通常較低，但團體課的名額與扣堂要靠變通做法。專用系統功能完整，導入成本與學習時間也相對較高。第三類的優勢在於課程介紹頁、師資頁與報名入口是同一個網站，搜尋進來的訪客不必再跳到另一個系統；限制是場館管理的進階功能（合約、置物櫃、門禁）通常不在範圍內。

AHHA 屬於第三類。一對一預約與排課是課程層級的設定，同一個網站可以並存，平日開團體課、另外接私人課的教室不需要拆成兩套系統。一對一那一側的選擇方式，可參考線上預約系統完整指南。

AHHA 排課功能的限制

• 沒有自動候補名單。 額滿後停止報名，學員取消時名額立即釋出，但不會通知其他人。
• 點數只能是整數。 需要扣 2.5 點的課程，必須把每點面額減半後以 5 點計算。
• 課卡購買以轉帳回報為主。 學員下單後匯款並回報，由教室確認入帳後生效，目前不提供線上刷卡。
• 不含場館硬體整合。 門禁、置物櫃、體測設備不在功能範圍內。

課程經常額滿、依賴候補遞補的教室，或需要門禁整合的場館，專用系統會比較合適。

排課系統的導入步驟

導入時最花時間的是把既有學員的剩餘堂數搬進系統，其餘設定可以在一個下午內完成。建議的順序如下：

1. 建立課程與老師，每門課設定人數上限與最低開課人數。
2. 排出下一週的課表，確認無誤後複製到後續幾週。
3. 建立課卡或點數方案，決定期限起算方式與適用課程。
4. 把既有學員手上的剩餘堂數，以後台撥卡的方式補進系統。
5. 把課表頁的連結放進 LINE 官方帳號的圖文選單或社群簡介，開始接受線上報名。

第 4 步是多數教室拖延導入的原因。實務上可以先讓新學員走系統、舊學員到期後再轉入，兩套紀錄並行一個週期即可。

想先確認操作流程是否符合教室的運作方式，可以在 AHHA 的預約與排課功能開一個試用站，排一週的課並以學員身分報名一次。